実践期~その5~(原則(3)できる限り、現場に権限を与え判断スピードを上げる①)
制度設計3つ目の原則は、「できる限り、現場に権限を与え判断スピードを上げる」です。
この原則は、「原則(2)できる限り、事務作業を減らす」につながるものでありますが、反面、後に述べる「原則(5)できる限り、不正が生じない仕組みを作る」と相反することになります。
リスクを防止するために、複数職員や上司承認によるダブル・トリプルチェックを仕組み化すると、事務作業が増え、かつ、決定スピードが遅くなります。
逆に、現場職員に権限を与えすぎると、事務作業が減り、決定スピードは速まりますが、不正が生じる可能性が上がります。
不正が生じれば、法人後見は終わりです。いや、当社協が終わります。
したがって、原則(5)をあくまで重視はするけれども、(3)も可能とする絶妙なバランスを仕組み化する必要があります。
この原則のもとに定めることは、以下2点です。
①決裁基準
②法人後見候補者決定プロセス
①決裁基準
みなさんの法人にも必ずあると思いますが、当社協にも決裁基準が存在します。
例えば、
「20万円以上の取引」は事務局長決裁
「各部署の定例業務」は各所長決裁
などですね。
ただ、得てしてリスク回避が優先され、決定スピードは犠牲になる傾向にあります。
法人後見においても、法人として判断と決定を行うことは変わりがありません。
しかし、大きく違うことは、取り扱う資産は、被後見人等の個人名義資産であることです。これを、法人名義資産と同じ決裁基準で取り扱うのかという問題が生じます。
そこで、当社協では、後に述べる「原則(5)できる限り、不正が生じない仕組みを作る」の仕組化すること前提で、既存の決裁基準とは異なる基準を導入することにしました。
意外にも、上司承認はすぐに得られました。おそらく、上司も、これから何十人となる被後見人等の氏名や資産状況を、細かくチェックすることは現実的ではないと判断したと思います。
具体的には次のように定めました。
〇支出決裁基準
何かを購入するなど、財産管理に関する基準です。例えば、
「1万円未満」担当職員決裁
「~3万円未満」主任決裁
「30万円以上」局長決裁
〇行動決裁基準
契約など、身上保護に関する基準です。例えば、
「日常的な売買」担当職員決裁
「家裁の審判を要する行為」会長決裁
実際運用してみると、日常的な財産管理決裁は1万円未満でほぼ事足ります。
この決裁基準を担当者権限としたので、非常に事務作業がスピードアップされました。
ちょっと長くなったので、「②法人後見候補者決定プロセス」は次にしますね。