準備期~その3~((2)各様式の作成)

前回の更新から、ずいぶんと間が空いてしまいましたね。

10月から環境変化があったので、生活リズムが整うまで、ちょっと時間を要していました。(このあたりは、最後のブログでお伝えします)

 

さて、次は「(2)各様式の作成」です。

現段階で、想定しうる必要な様式を作成しておきました。

ただ、すぐに作成に入ってはいけません。

なぜなら、

〇作る担当によって、形式がバラバラ

〇作るべき様式に漏れが生じる

〇ある様式が他の様式に影響を及ぼすので、作成順番を考えず作り二度手間になる

などの問題が生じるからです。

 

そこで、まず行うことは「作成基準」を定め担当者で共有することです。

①作成基準

〇利用者に対して(主として高齢者)

・見やすいこと

→文字の大きさや行間

・統一感があること

→フォント、文字の大きさ、レイアウト

 

〇職員に対して

・できる限り、作成や記入に手間がかからないようにする

→☑を多用し文字記載を減らす

・必要情報のみに限定

→あれもこれも、必要かもしれないという考えで盛り込まない

・できるだけ枚数を削減する

→統合できる様式は最大限まとめて1つにする

 

①をしっかりと構築し、担当間で議論し合意できたら実際の作成に入ります。

 

②様式の作成

ここから実際の様式を作成していきますが、当然「(1)各要綱の新規作成、改正。契約書」が反映されます。また、各法規もしかりです。したがって、一言一句に細心の注意を払う必要があります。

ただし、ゼロから作る必要はありません。なぜなら、日常生活自立支援事業、先行団体に似たような様式があるので、それを流用することができるからです。特に日常生活自立支援事業の各様式は、県社協のチェックが入っているので、法規的にはとても信頼ができます。

では、具体的に作成した様式を下記に列挙します。

 

〇申込書、個人情報同意書

A4片面で2つを兼ねて作りました。結構単純な文面になりました。

 

〇ライフプランシート

利用者の個人情報(生年月日、財産額、通帳など)から、先々の希望(葬儀方法、菩提寺、ペットをどうするか)などを、漏れなく網羅して聞き取り記載するシートです。これが、任意後見契約、死後事務委任契約、遺言書作成時の原型になるので非常に大事です。

相当な情報量となり、全て聞き取るまではかなりの時間を要するため、次の3段階に分類しました。

・利用対象者かどうかの判断のため

担当者が自宅訪問してまず聞き取るシートです。契約を進めてくか、終局するかを判断するためのものです。支援可能な親族がいるか、資産はそれなりにあるか、などを確認します。

・契約締結ができるかの判断のため

2段階目は、受任調整会議にかけるために必要な情報を収集するシートです。預金情報、資産負債状況、将来の希望などを記載します。

・支援までに必要な詳細情報

最後の段階は、残りの詳細情報を記載します。菩提寺の名前などを記載します。

 

〇援助実施票

実際に支援を行った際の支援記録を記載する様式です。複写式で1部を利用者、1部を当法人保管とします。日常自立支援事業の様式を原型に作りました。

 

〇活動記録表

支援員が支援した場合に使用する報告様式です。法人後見で使用している活動記録表を拡張し、1枚で2事業に使えるようにしました。

 

〇預かり証、請求書、領収書

これらも日常生活自立支援事業の様式を原型に作成しました。

 

当面は、このくらいを用意しておけば良いと思います。

使用頻度が少ない様式は、実践しながらの作成で十分間に合うはずです。